PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW W POSTACI ELEKTRONICZNEJ

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ORGANOWI KONTROLUJĄCEMU

Kontrolujący dokonujący kontroli podatkowej, zgodnie z art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej  upoważniony jest w szczególności do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej. Uprawienie organu to równocześnie obowiązek kontrolowanego do umożliwienia natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do dokumentacji w formie elektronicznej.  A contrario, nie ma obowiązku prowadzenia papierowej dokumentacji.

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW W POSTACI ELEKTRONICZNEJ

Wynikający z art. 73 ustawy o rachunkowości oraz art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek przechowywania dokumentów nie zakazuje przechowywania ich w formie elektronicznej.

Ponadto, zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych. Oryginalna postać dokumentów rozumowana jest jako forma, której nie można samodzielnie modyfikować. Wystarczającym jest przechowywanie w formie obrazu elektronicznego (PDF).

Uregulowane w art. 112a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług wymagania dotyczące przechowywania dokumentów statuują, iż podatnicy przechowują: 1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, 2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Za autentyczność pochodzenia uznawana jest pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści to nic innego jak niezmienność danych wymaganych w dokumencie.

Powyższe ustalenia nie wykluczają również przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, które pierwotnie były w formie papierowej, pod warunkiem czynienia zadość powyższym wymaganiom.

Stanowisko to prezentowane jest również przez organy podatkowe, co potwierdza interpretacja 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR z dnia 26 czerwca 2017 r. wydana  przez Dyrektora Krajowej Izby Podatkowej.

“W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Powyższe informacje prezentują modelowy stan faktyczny i prawny. Każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy, która może być przeprowadzona podczas porady prawnej w Kancelarii.

Źródła:

Komentarz do art. 286 Ordynacji Podatkowej „Ordynacja Podatkowa. Komentarz”, red. H. Dzwonowski, autor: J. Marusik, Wydawnictwo C.H. Beck, wyd. 8, Warszawa,  2019r

– Komentarz do art. 112a Ustawy o podatku od towarów i usług „VAT. KOMENTARZ”, red. T. Michalik, autor: A. Nowak – Fara, Wydawnictwo C.H. Beck, wyd. 15, Warszawa,  2019r

Komentarz do art. 73 Ustawy o rachunkowości „Ustawa o rachunkowości. Komentarz”, A. Helin, Wydawnictwo C.H. Beck, wyd. 7, Warszawa,  2017r

https://www.infakt.pl/blog-ksiegowy/elektroniczne-przechowywanie-papierowych-faktur-czy-to-jest-mozliwe/